Datenschutzerklärung
Was Tausio Sign verarbeitet, wofür wir die Daten benötigen und wie du deine Rechte ausüben kannst.
1. Verantwortlicher und Kontakt
Verantwortlich für den Betrieb dieser Website sowie die Konto- und Betriebsdaten ist Kevin Feiler Einzelunternehmen, Königstraße 5, 70173 Stuttgart, Deutschland. Kontakt für Datenschutzanfragen: info@tausio.cloud, Telefon 0711 / 20522110. Diese Hinweise betreffen sign.tausio.de; andere Tausio-Produkte haben eigene Datenschutzhinweise.
2. Website, Verbindungen und Sicherheit
Beim Abruf verarbeiten wir die für die Auslieferung erforderlichen Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, Status, Browser- und Geräteangaben. Sicherheits- und Fehlerprotokolle dienen der Verfügbarkeit, Fehlerbehebung und Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und nachvollziehbarer Betrieb. Fehlerprotokolle können angeforderte Adressen enthalten. Persönliche Unterschriftslinks sind deshalb vertraulich zu behandeln.
3. Registrierung und Konto
Wir verarbeiten deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, einen mit scrypt abgeleiteten Passwort-Hash, Bestätigungs- und Sitzungskennungen, den gewählten beziehungsweise freigeschalteten Tarif sowie Zeitpunkt und Version der akzeptierten Nutzungsbedingungen. Das dient der Einrichtung und Verwaltung deines Kontos und der Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sicherheitsbegrenzungen und die Erkennung missbräuchlicher Anmeldungen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Klartext-Passwörter werden nicht dauerhaft gespeichert.
4. Dokumente und Unterschriftsvorgänge
Wenn du Dokumente bereitstellst, verarbeiten wir die PDF-Inhalte, Dateinamen, Titel, Ordner, Signaturfelder, Empfängernamen und -adressen, persönliche Zugriffslinks, Dokumentstatus und Prüfsummen. Beim Unterschreiben kommen der bestätigte Name, die eingegebene oder gezeichnete Unterschrift, die Zustimmungserklärung, der Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserangaben hinzu. Zweck ist die angeforderte Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation des Signaturvorgangs. Für die Konto- und Leistungsbeziehung gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Sicherheits- und Nachweiszwecke Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die rechtliche Grundlage für den Inhalt hochgeladener Dokumente und die Einbeziehung von Empfängern muss der jeweilige Auftraggeber selbst sicherstellen. Die Zustimmung zum Unterzeichnen ist keine pauschale Einwilligung in beliebige Datenverarbeitungen.
5. Rollen bei geschäftlicher Nutzung
Für personenbezogene Daten in Dokumenten entscheidet grundsätzlich der hochladende Kunde über Zweck und Inhalt. Soweit Tausio diese Daten in dessen Auftrag verarbeitet, ist vor einer entsprechenden geschäftlichen Nutzung ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Bitte wende dich dafür an info@tausio.cloud. Eine Registrierung allein ersetzt keinen AVV. Betroffene können sich wegen Dokumentinhalten an den jeweiligen Absender und wegen der Plattformverarbeitung an uns wenden.
6. Verschlüsselung und Zugriffsrechte
PDF-Dateien werden zuerst auf Anwendungsebene und anschließend im internen Dateispeicher jeweils mit AES-256-GCM verschlüsselt. Die beiden Schichten verwenden unterschiedliche Schlüssel. HTTPS schützt den öffentlichen Übertragungsweg. Original und fertige PDF werden getrennt gespeichert. Unterschriftsbilder und gespeicherte SMTP-Zugangsdaten werden auf Anwendungsebene verschlüsselt. Kontometadaten und Teile des Prüfprotokolls müssen für den Betrieb auswertbar bleiben und sind nicht vollständig inhaltsverschlüsselt. Dies ist keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Berechtigte Serveradministratoren können technisch auf den laufenden Dienst und seine Schlüssel zugreifen.
7. Empfänger und E-Mail-Versand
Zugriff auf ein Dokument erhalten der zugeordnete Kontoinhaber und die vorgesehenen Empfänger über persönliche, befristete Links. Wer einen solchen Link besitzt, kann das zugehörige Dokument im vorgesehenen Umfang öffnen. Für den optionalen Versand wird der vom Betreiber konfigurierte SMTP-Dienst eingesetzt. Dabei können Absender, Empfängeradresse, Betreff, Nachricht und der persönliche Unterschriftslink beim E-Mail-Anbieter verarbeitet werden. Auch E-Mail-Provider des Empfängers sind an der Zustellung beteiligt. Die Dokumentdatei wird nicht als E-Mail-Anhang versendet. Weitere Offenlegungen erfolgen nur auf rechtlicher Grundlage, insbesondere wenn gesetzliche Pflichten bestehen oder dies zur Anspruchsdurchsetzung erforderlich ist.
8. Kein Datenverkauf und keine Werbeprofile
Wir verkaufen Dokumente oder personenbezogene Daten nicht. Auf dieser Website sind keine Werbenetzwerke, externen Analysewerkzeuge zur Auswertung deiner Dokumente eingebunden. Dokumentinhalte werden nicht für Werbung oder das Training von KI-Modellen verwendet. Wir binden keine externen Webfonts ein. Die Ausstellung des HTTPS-Zertifikats verarbeitet die hierfür notwendigen öffentlichen Domain- und technischen Verbindungsdaten, nicht den Inhalt deiner PDFs.
9. Cookies und Darstellung
Für die Anmeldung wird das technisch erforderliche Cookie tausio_session verwendet. Es ist gegen JavaScript-Zugriff geschützt, gilt bis zu zwölf Stunden und dient der Sitzungssteuerung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise f DSGVO; die Speicherung ist für den ausdrücklich gewünschten Anmeldedienst erforderlich. Eine lokale Darstellungseinstellung tausio-theme speichert deine Auswahl Hell, Dunkel oder System im Browser; System folgt der Geräteeinstellung. Die Passkey- und 2FA-Anmeldung verwendet zudem kurzlebige HttpOnly-Prüfcookies. Es werden keine optionalen Marketing-Cookies gesetzt.
10. Speicherfristen und Löschung
Kontodaten und Dokumente werden für die Dauer der vereinbarten Nutzung gespeichert. Dokumente im Papierkorb werden nach dreißig Tagen aus dem aktiven System entfernt. Du kannst Originale, fertige PDFs und Prüfprotokolle herunterladen und die Beendigung sowie Löschung deines Kontos über info@tausio.cloud beantragen. Wir prüfen, ob gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Geltendmachung beziehungsweise Abwehr von Ansprüchen eine weitere Speicherung erfordern. Befristete Unterschriftslinks enden nach dem festgelegten Zeitraum; das löscht nicht automatisch das zugehörige Dokument. Die täglichen technischen Sicherungen werden rollierend für vierzehn Tage vorgehalten; gelöschte Daten können bis zum Ablauf dieser Rotation in Sicherungen verbleiben. Sicherheits- und Fehlerprotokolle werden im Regelfall bis zu vierzehn Tage vorgehalten, soweit kein konkreter Sicherheitsvorfall eine längere Sicherung erfordert.
11. Deine Rechte
Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, hast du Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation Widerspruch einlegen. Wenn eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kann diese für die Zukunft widerrufen werden. Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Behörde deines Aufenthaltsorts oder bei dem Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de). Kontakt für Anträge: info@tausio.cloud.
12. Erforderlichkeit und Änderungen
Ohne die notwendigen Konto- und Verbindungsdaten können wir den jeweiligen Dienst nicht bereitstellen. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung statt. Wenn sich die tatsächliche Verarbeitung oder Dienstleister ändern, passen wir diese Hinweise an. Stand: 2. November 2026.
13. 2FA, Passkeys, Teams und API
Für 2FA verarbeiten wir ein verschlüsseltes Authenticator-Geheimnis, Zähler zur Abwehr wiederholter Codes und gehashte einmalige Wiederherstellungscodes. Passkeys werden optional mit öffentlichem Schlüssel, Gerätebezeichnung, Zähler und Zeitpunkten gespeichert; biometrische Merkmale werden nicht an uns übermittelt. Team-Inhaber und berechtigte Mitglieder erhalten den ihrer Rolle entsprechenden Zugang zu Team-Dokumenten. Persönliche Dokumente bleiben getrennt. API-Zugänge werden gehasht gespeichert und bei Ablauf oder Widerruf gesperrt. Sicherheitsereignisse einschließlich IP-Adresse halten wir regulär vierzehn Tage vor. Bekannte Wegwerfmail-Domains werden zur Missbrauchsbegrenzung abgewiesen. Grundlage sind Vertragserfüllung und berechtigte Sicherheitsinteressen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.
14. Entwürfe, eigene Mailserver und KI
Der Editor speichert Textentwürfe verschlüsselt auf dem Plattformserver. Für eigene Mailserver verarbeiten wir die von dir hinterlegten verschlüsselten Zugangsdaten und die zum Versand erforderlichen Nachrichten. Die lokale KI-Schreibhilfe verarbeitet nur bewusst eingegebene Texte sowie ausdrücklich einbezogene Auszüge auf unserem Server. Gesprächsverläufe werden in der Oberfläche im Arbeitsspeicher gehalten und nicht als Chatarchiv dauerhaft gespeichert. Bei der optionalen Auswahl von OpenAI werden der ausgewählte Text und der begrenzte Gesprächsverlauf erst nach deiner Bestätigung an OpenAI über deinen eigenen API-Zugang übermittelt. Es können API-Kosten und Verarbeitungen außerhalb der EU nach den Bedingungen dieses Anbieters entstehen. Die OpenAI-Anfrage verwendet store=false; das ist keine Zusage vollständiger Speicherfreiheit bei diesem Anbieter. Es werden keine Dokumente ungefragt an KI-Dienste gesendet und Inhalte von uns nicht zu Trainingszwecken weiterverwendet. Für die gewählte Funktion gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; deine Befugnis zur Weitergabe personenbezogener Inhalte und gegebenenfalls zusätzliche Garantien sind vorab zu prüfen.